Adatkezelési tájékoztató
„Mesélj Te is szívből!” meseküldetés
Adatkezelő: Életfa Meseház Egyesület
Székhely: 8900 Zalaegerszeg, Honvéd u. 9.
E-mail: eletfamesehaz@gmail.com
Telefonszám: +3630/245-42-83
Honlap: https://eletfamesehaz.hu
Az Életfa Meseház Egyesület (a továbbiakban: „Egyesület”) a „Mesélj Te is szívből!” meseküldetéshez kapcsolódó jelentkezések, a program lebonyolítása, a teljesítés ellenőrzése, valamint az ehhez kapcsolódó kommunikáció során személyes adatokat kezel.
Az adatkezelésre az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (általános adatvédelmi rendelet, GDPR), valamint az alkalmazandó magyar jogszabályok, különösen a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (Ptk.) rendelkezései irányadóak.
1. Az adatkezelés célja
Az Egyesület a személyes adatokat az alábbi célokból kezeli:
- a „Mesélj Te is szívből!” meseküldetésre történő jelentkezés és a jelentkezők nyilvántartása;
- a programban való részvétel megszervezése és a résztvevőkkel való kapcsolattartás;
- a vállalt meseküldetés nyomon követése és teljesítésének ellenőrzése;
- a résztvevők által beküldött beszámolók és a teljesítés igazolására szolgáló videófelvételek kezelése;
- az esetleges pályázati vagy sorsolási lehetőség lebonyolítása;
- a program adminisztrációja, a program lezárása, az esetleges panaszok és jogi igények kezelése;
- az Egyesület tevékenységének bemutatása és kommunikációja, kizárólag az érintett külön hozzájárulása alapján.
2. A kezelt személyes adatok köre
A jelentkezés során az Egyesület az alábbi adatokat kezeli:
- intézmény neve;
- pedagógus neve;
- csoport neve és létszáma;
- osztály évfolyama és létszáma;
- pedagógus telefonszáma;
- pedagógus e-mail-címe;
- intézmény telefonszáma;
- intézményt képviselő személy neve és titulusa;
- intézmény e-mail-címe;
- a választott meseküldetés időtartama;
- a pályázati/sorsolási lehetőséghez kapcsolódó választás;
- a jelentkezés során megadott rövid indoklás;
- a program teljesítésével kapcsolatos beszámoló;
- a küldetés igazolására beküldött videófelvételek;
- a videófelvételek további felhasználásához adott hozzájárulás ténye, terjedelme és időpontja.
Az Egyesület a gyermekek nevét, lakcímét vagy egyéb közvetlen azonosító adatát nem kéri.
Amennyiben a videófelvételen gyermek felismerhető módon jelenik meg vagy felismerhető hangja hallható, a gyermek személyes adatának kezelése is megvalósulhat. Az Egyesület ezért azt kéri, hogy a gyermekek a felvételeken ne legyenek felismerhetők.
3. Az adatkezelés jogalapjai
3.1. Jelentkezési és kapcsolattartási adatok
A pedagógus nevének, e-mail-címének, telefonszámának, valamint az intézményre, csoportra és osztályra vonatkozó adatoknak a kezelése a program megszervezése, a kapcsolattartás és a program adminisztrációja céljából történik.
Az adatkezelés jogalapja: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont – az Egyesület jogos érdeke.
Az Egyesület jogos érdeke a program megszervezése és működtetése, a résztvevőkkel való kapcsolattartás, a jelentkezések kezelése, valamint a program teljesítésének nyomon követése.
3.2. A küldetés választott időtartama és a programban való részvételhez kapcsolódó adatok
Az 5 hetes, 10 hetes vagy egész éves küldetés választásának, valamint a programban való részvételhez szükséges egyéb adatoknak a kezelése a program megszervezéséhez, a résztvevőkkel való kapcsolattartáshoz és a teljesítés nyomon követéséhez szükséges.
Az adatkezelés jogalapja: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont – az Egyesület jogos érdeke.
A jelentkezés során megadott „Miért érzem fontosnak, hogy részt vegyek a „Mesélj Te is szívből!” küldetésben.” kérdésre adott válasz a program céljának, hatásának és a résztvevők motivációjának megismerését, valamint a program szakmai értékelését és fejlesztését szolgálja.
3.3. A küldetés teljesítésének igazolása
A küldetés teljesítésének ellenőrzéséhez szükséges beszámoló és videófelvétel kezelése az Egyesület jogos érdeke alapján történik.
Az adatkezelés jogalapja: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont – az Egyesület jogos érdeke.
Az Egyesület jogos érdeke annak ellenőrzése, hogy a résztvevő a vállalt meseküldetést teljesítette-e, illetve az adott feltételek teljesülése esetén jogosult-e a programhoz kapcsolódó pályázati vagy sorsolási lehetőségben való részvételre.
A teljesítésigazolási célú videókat az Egyesület nem használja nyilvános kommunikációra vagy marketingcélra.
3.4. A pedagógusról készült képmás- és hangfelvétel
A magyar Polgári Törvénykönyv 2:48. §-a alapján képmás vagy hangfelvétel elkészítéséhez és felhasználásához főszabály szerint az érintett hozzájárulása szükséges.
Ezért a pedagógus a teljesítés igazolására készített felvétel tekintetében külön hozzájárulást ad a képmása és hangja rögzítéséhez, valamint a felvételnek a küldetés teljesítésének ellenőrzése céljából történő felhasználásához.
Ez a hozzájárulás nem azonos a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja szerinti, opcionális kommunikációs hozzájárulással.
A GDPR szerinti adatkezelési jogalap a teljesítésigazolás tekintetében a 6. cikk (1) bekezdés f) pontja, míg a képmás és hangfelvétel polgári jogi felhasználásának alapját a Ptk. szerinti hozzájárulás biztosítja.
A teljesítésigazolási felvételhez adott hozzájárulás kizárólag a meghatározott célra terjed ki, és nem jelent hozzájárulást a felvétel honlapon, közösségi médiában vagy más nyilvános kommunikációs felületen történő közzétételéhez.
3.5. Pályázati vagy sorsolási lehetőség
A legalább 10 hetes küldetés teljesítéséhez kapcsolódó pályázati vagy sorsolási lehetőség lebonyolításához szükséges személyes adatok kezelése.
Az adatkezelés jogalapja: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont – az Egyesület jogos érdeke.
Az adatkezelés célja a jogosult résztvevők azonosítása, a sorsolás vagy pályázat lebonyolítása, a nyertes(ek) azonosítása és az eredmény dokumentálása. Amennyiben valamely konkrét adat kezelése jogszabályi kötelezettség teljesítéséhez szükséges – például számviteli, adózási vagy egyéb kötelezettség miatt –, annak jogalapja: GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont – az Egyesületre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése.
3.6. A videófelvételek további felhasználása
A teljesítés igazolására beküldött videók további felhasználása – így különösen:
- a www.eletfamesehaz.hu weboldalon;
- az Életfa Meseház és Alkotóműhely média felületein;
- az Egyesület rendezvényein;
- az Egyesület programjait és tevékenységét bemutató kommunikációs anyagokban
– nem szükséges feltétele a meseküldetésben való részvételnek.
Az adatkezelés jogalapja: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont – az érintett önkéntes, konkrét, tájékoztatáson alapuló és egyértelmű hozzájárulása.
A hozzájárulás megtagadása vagy visszavonása nem befolyásolja a meseküldetésben való részvételt. A hozzájárulás külön nyilatkozatban történik, és nem lehet előre bejelölt. A hozzájárulás egyben a Ptk. 2:48. § szerinti képmás- és hangfelvétel-felhasználási hozzájárulásnak is minősül a megjelölt felhasználási körben.
4. Videófelvételek készítése és beküldése
A meseküldetés teljesítésének igazolására minden mesemondási alkalomról legfeljebb 1 perces videófelvétel készíthető.
A videón:
- a mesélő pedagógus lehetőleg szemből és felismerhetően szerepeljen;
- a gyermekek lehetőleg hátulról vagy olyan módon jelenjenek meg, hogy ne legyenek felismerhetők;
- gyermek neve, jele, lakcíme vagy egyéb azonosító adata ne jelenjen meg;
- lehetőség szerint gyermek felismerhető hangja se legyen hallható.
Az Egyesület a gyermekek felismerhető képmásának és egyéb azonosítható adatainak kezelését a küldetés teljesítésének igazolásához nem kéri. Amennyiben a felvételen felismerhető gyermek jelenik meg, a felvételt lehetőség szerint újra kell készíteni úgy, hogy a gyermek ne legyen felismerhető. A gyermekek személyes adatainak védelme kiemelt szempont, mivel a GDPR a gyermekeket különleges védelemben részesítendő érintettként kezeli.
5. A videófelvételek tárolása
A videókat a résztvevő az Egyesület által megadott Google Drive-felületre tölti fel, a jelentkezés során kapott egyedi kód használatával.
A videókhoz kizárólag az Egyesület erre kijelölt munkatársa(i) férhetnek hozzá.
5.1. Az 5 hetes és 10 hetes küldetés
A videókat az Egyesület a teljesítés ellenőrzéséhez szükséges időtartamig, de legfeljebb 4 hétig őrzi meg, ezt követően törli.
5.2. Egész éves meseküldetés
Az egész éves meseküldetés esetén a teljesítés igazolására legfeljebb 25 videófelvétel beküldése szükséges. A felvételeket a teljesítés ellenőrzéséhez szükséges ideig, de legfeljebb a teljesítés ellenőrzésének lezárását követő 4 hétig őrzi meg, ezt követően törli.
Ez alól kivételt képeznek azok a felvételek, amelyek további felhasználásához az érintett külön hozzájárult.
6. A további felhasználáshoz hozzájárult videók
Azoknak a videófelvételeknek az esetében, amelyek további felhasználásához az érintett külön hozzájárult, az adatkezelés maximális időtartama: a hozzájárulás megadásától számított 5 év. Az adatkezelés célja az Egyesület tevékenységének, a „Mesélj Te is szívből!” meseküldetésnek és az Egyesület programjainak bemutatása és kommunikációja. A hozzájárulás bármikor visszavonható az eletfamesehaz@gmail.com címen lehet kérni. Az 5 éves időtartam lejártakor az Egyesület a felvételt törli, illetve az Egyesület kezelésében álló felületekről eltávolítja.
7. A jelentkezési adatok megőrzési ideje
A jelentkezési és a program lebonyolításához kapcsolódó adatokat az Egyesület a „Mesélj Te is szívből!” program lezárását követő 1 évig őrzi meg.
A megőrzés célja:
- a program adminisztrációjának lezárása;
- a részvétel és teljesítés utólagos ellenőrzése;
- esetleges kérdések és panaszok kezelése;
- jogi igények előterjesztésének vagy védelmének lehetővé tétele.
Az adatkezelés jogalapja: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont – az Egyesület jogos érdeke.
Ha valamely adat további megőrzését jogszabály írja elő, az adatkezelés jogalapja az adott kötelezettség tekintetében:
GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont.
A megőrzési idő lejártát követően az adatokat az Egyesület törli vagy anonimizálja, kivéve, ha azok további megőrzése jogi kötelezettség vagy jogi igény miatt szükséges.
8. Google Forms és Google Drive
Az Egyesület a jelentkezési adatokat Google Forms segítségével gyűjti, a videófelvételeket pedig Google Drive tárhelyen tárolja.
A Google fogyasztói szolgáltatásainak használatára a Google mindenkor hatályos adatvédelmi szabályzata és szolgáltatási feltételei vonatkoznak. A Google saját adatkezelésére az Egyesület adatkezelési jogalapjai nem vonatkoznak; a Google a saját adatkezelési céljai és eszközei tekintetében a saját adatvédelmi szabályzata szerint jár el.
Az Egyesület a Google Drive-ban tárolt programhoz kapcsolódó személyes adatokhoz való hozzáférést korlátozza, és a hozzáférési jogosultságokat rendszeresen ellenőrzi. Google Adatvédelmi irányelvek: https://policies.google.com/privacy?hl=hu
A jelentkezési adatokat a program lezárását követő 1 évig, a kizárólag teljesítésigazolás céljából beküldött videókat legfeljebb 4 hétig, a külön hozzájárulással további felhasználásra kerülő videókat legfeljebb 5 évig kezeli az Egyesület.
9. Az adatokhoz hozzáférő személyek
A jelentkezési adatokhoz és a beküldött videókhoz kizárólag az Egyesület azon munkatársai férhetnek hozzá, akiknek ez a program lebonyolításához szükséges. A teljesítésigazolási videókat kizárólag az ellenőrzéssel megbízott személy(ek) tekinthetik meg. A további felhasználáshoz hozzájárult videókat az Egyesület a hozzájárulásban meghatározott kommunikációs célokra használhatja fel.
10. Adatbiztonság
Az Egyesület megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz annak érdekében, hogy a személyes adatokat megvédje különösen:
- jogosulatlan hozzáféréstől;
- jogosulatlan megváltoztatástól;
- véletlen elvesztéstől;
- jogosulatlan nyilvánosságra hozataltól.
A Google-fiókhoz az Egyesület erős jelszót és – amennyiben a szolgáltatás lehetővé teszi – kétlépcsős azonosítást alkalmaz.
A Google Drive megosztási beállításait úgy alakítja ki, hogy a feltöltött videókhoz illetéktelen személyek ne férhessenek hozzá.
11. Az érintett jogai
Az érintett jogosult:
- tájékoztatást kérni személyes adatainak kezeléséről;
- hozzáférést kérni a kezelt személyes adataihoz;
- kérni személyes adatainak helyesbítését;
- kérni személyes adatainak törlését a GDPR-ban meghatározott feltételek fennállása esetén;
- kérni az adatkezelés korlátozását;
- tiltakozni a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen;
- hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén hozzájárulását bármikor visszavonni;
- a GDPR feltételeinek fennállása esetén adathordozhatósághoz való joggal élni;
- panaszt tenni a felügyeleti hatóságnál.
A jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen az érintett a GDPR 21. cikke alapján tiltakozhat. A tiltakozás esetén az Egyesület a személyes adatokat nem kezeli tovább, kivéve, ha bizonyítani tudja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.
12. A hozzájárulás visszavonása
A további videófelhasználásra adott GDPR szerinti hozzájárulás bármikor visszavonható.
E-mail: eletfamesehaz@gmail.com
A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonás előtt végzett adatkezelés jogszerűségét.
A visszavonást követően az Egyesület megszünteti a videó további felhasználását, és az általa kezelt felvételt törli, illetve az Egyesület által ellenőrzött online felületekről eltávolítja.
Az Egyesület nem tudja garantálni az interneten korábban közzétett tartalmak harmadik személyek által készített másolatainak, képernyőmentéseinek vagy újraközléseinek teljes körű eltávolítását.
13. Panasztétel és jogorvoslat
Az érintett adatvédelmi jogainak megsértése esetén panaszt tehet a felügyeleti hatóságnál:
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
Székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.
Telefon: +36 (1) 391-1400
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Honlap: https://www.naih.hu
Az érintett jogosult továbbá a GDPR-ban meghatározott feltételek szerint bírósági jogorvoslatot igénybe venni.
14. Automatizált döntéshozatal és profilalkotás
Az Egyesület az adatokat nem használja automatizált döntéshozatalra és profilalkotásra. Az Egyesület fenntartja a jogot, hogy az adatkezelési tájékoztatót a jogszabályi, szervezeti vagy technikai változásoknak megfelelően módosítsa.
15. Az adatkezelési tájékoztató módosítása
Az Egyesület fenntartja a jogot, hogy az adatkezelési tájékoztatót a jogszabályi, szervezeti vagy technikai változásoknak megfelelően módosítsa. Az aktuális adatkezelési tájékoztató a jelentkezési űrlapon, illetve az Egyesület honlapján érhető el.